Lean não é coisa de indústria.

P1 Qual é o problema de negócio e qual fluxo de valor ele afeta? Onde o fluxo começa e termina, e quem é o cliente?

O problema de negócio é o dinheiro que não entra na data: 14,2% das cerca de 130 medições de obra que faturamos por mês aos clientes corporativos voltavam glosadas, adiando o recebimento de ~R$ 3,9 milhões mensais em média 23 dias e empurrando o PMR da carteira para 61 dias. O fluxo de valor afetado é o faturamento de obras B2B: começa no apontamento de quantitativos em campo, passa pela montagem e envio da medição e termina no aceite e recebimento. O cliente do fluxo é o contratante corporativo dos 34 contratos ativos — e, internamente, a Tesouraria, que precisa de caixa previsível.

P2 Qual é a situação atual do fluxo, medida no local? (Mapa de Fluxo de Valor — VSM — do estado atual, lead time, tempos de ciclo e o que agrega valor)

Caminhei o fluxo com a equipe e desenhamos o mapa do estado atual, medido no local: da apuração em campo ao recebimento, o lead time é de 61 dias (PMR), mas o trabalho que agrega valor — apontar, montar e aceitar a medição — cabe em poucos dias; o resto é espera e fila. Pior: 14,2% das medições (média estável de 8 meses, jun/2025 a jan/2026) entram num loop de reapresentação que soma 23 dias de espera pura. A medição é montada em 1 dia no fechamento, sem conferência, e 70% delas nascem em lote nos últimos 3 dias úteis do mês — um desnivelamento clássico que fabrica erro.

P3 Quais dos 8 desperdícios aparecem no fluxo, onde, e qual pesa mais?

O desperdício que mais pesa é defeito: a medição glosada, 14,2% do volume, é o gatilho de todo o resto. Ele arrasta espera (R$ 3,9 milhões/mês parados 23 dias no ciclo de reapresentação), reprocesso (3 equipes — engenharia, contratos e faturamento — remontando a mesma medição), estoque de trabalho (a fila de medições devolvidas aguardando correção) e transporte de informação (documentos indo e voltando entre obra, fiscal e contratante). Há ainda talento desperdiçado: apontadores de campo sem treinamento no critério de medição de cada contrato, e superprodução em lote no fechamento, que esconde os erros até o cliente encontrá-los.

P4 Quais são as causas-raiz dos desperdícios prioritários — e como foram comprovadas?

Três causas-raiz foram comprovadas no Gemba, acompanhando a montagem de medições reais e aplicando os 5 Porquês em três glosas de verdade: (1) medição montada sem conferência contra a memória de cálculo — 40 dos 111 apontamentos do trimestre (36%); (2) ausência de checklist documental por contratante — 31 apontamentos (28%); (3) aditivos executados antes da formalização — 19 apontamentos (17%). A estratificação reforçou a prova: 62% das glosadas estavam em contratos com aditivo em andamento e 70% foram montadas nos últimos 3 dias úteis. Juntas, as três causas explicam 81% do Pareto — como a medição nº 14 do contrato 2041, glosada em R$ 86 mil por quantitativo apontado por estimativa.

P5 Como é o estado futuro desenhado para o fluxo?

No estado futuro, a medição sai certa de primeira e o loop de reapresentação desaparece do mapa: qualidade na fonte com checklist digital por contratante e dupla conferência contra a memória de cálculo; uma trava no boletim funcionando como dispositivo à prova de erro, impedindo item sem aditivo assinado de entrar na medição; e o fluxo nivelado, com envio distribuído até o dia 25 em vez do lote dos últimos 3 dias úteis. Com o loop eliminado, o lead time do recebimento cai junto — a projeção era tirar ~R$ 2,3 milhões/mês do circuito de espera.

P6 Qual é a meta do projeto e em qual indicador ela será medida?

A meta: reduzir a taxa de medições glosadas de 14,2% para 6% (queda de 58%) até 31/07/2026, medida no censo de 100% das medições, do mesmo jeito da linha de referência. Como indicador de fluxo, acompanhamos o PMR da carteira, que precisava recuar dos 61 dias. Tudo sem renegociar contratos vigentes, mantendo o calendário de faturamento e com orçamento aprovado de R$ 15 mil.

P7 Qual é o escopo? Quem lidera, quem participa da equipe e quem patrocina o projeto?

O escopo cobre o fluxo dos 34 contratos B2B ativos, da apuração dos quantitativos em campo ao aceite da medição; ficam fora cobrança, negociação comercial, obras próprias de incorporação e troca do ERP. Eu, Camila Nogueira (Contas a Receber, Faturamento de Obras), lidero o projeto, com André Sampaio (Engenharia de Obras), Luciana Prates (Contratos e Aditivos), Fábio Cardoso (Fiscal e Tributário) e Juliana Melo (Faturamento). O patrocinador é Eduardo Vilela, da Diretoria Administrativo-Financeira.

P8 Qual é o plano de implantação (5W2H) e como as frentes foram priorizadas?

O 5W2H fechou com 7 ações por R$ 12.400 dos R$ 15 mil orçados, cada uma atacando um desperdício ou causa comprovada: checklist digital de medição por contratante (Juliana Melo), dupla conferência contra a memória de cálculo (André Sampaio), trava de aditivos no boletim (Luciana Prates) e janela de fechamento antecipada com envio até o dia 25 (eu mesma). A priorização seguiu o Pareto: primeiro as três causas que explicam 81% dos apontamentos. A implantação foi desenhada em duas ondas — onda 1 no ciclo de medição de maio/2026, nos 2 contratos-âncora que somam 31% do faturamento, e onda 2 estendendo aos 34 contratos.

D1 As ondas de melhoria (kaizens) do plano foram executadas? O que foi feito, por quem e quando?

Sim. A onda 1 foi o piloto no ciclo de medição de maio/2026, nos contratos-âncora 2041 e 1987 (31% do faturamento): Juliana Melo colocou no ar o checklist digital por contratante, André Sampaio implantou a dupla conferência contra a memória de cálculo, Luciana Prates ativou a trava de aditivos no boletim e eu antecipei a janela de fechamento para envio até o dia 25. Validado o piloto com o patrocinador em 05/06, a onda 2 estendeu o pacote aos 34 contratos no ciclo de junho. As 7 ações do 5W2H consumiram R$ 12.400 dos R$ 15.000 orçados.

D2 Quais mudanças de fluxo, layout ou padrão de trabalho foram implantadas no processo?

O fluxo mudou em três pontos: a medição deixou de nascer em lote no fechamento — o envio foi nivelado até o dia 25, eliminando o pico dos últimos 3 dias úteis; a qualidade foi para a fonte, com checklist por contratante e dupla conferência antes do envio, em vez da correção depois da glosa; e a trava de aditivos no boletim virou dispositivo à prova de erro, impedindo fisicamente que item sem aditivo assinado entre na medição. O trabalho de montagem passou a seguir padrão único, não mais o jeito de cada analista.

D3 Como a gestão visual foi implantada e como o time da operação foi treinado e envolvido?

Treinamos os engenheiros e apontadores das obras B2B no checklist, no critério de medição de cada contrato e na dupla conferência, com registro de presença, e as equipes de contratos, fiscal e faturamento foram comunicadas sobre a trava de aditivos e a janela antecipada. O andamento das ondas e a taxa de glosas por ciclo entraram no quadro de gestão à vista do Financeiro, e os POPs do novo padrão foram publicados em 10/07/2026.

D4 Houve desvios em relação ao plano? Quais evidências registram a execução?

Um desvio de percurso: as primeiras duplas conferências do piloto mostraram dúvidas dos apontadores sobre o critério de medição, e incluímos um reforço de treinamento no local, obra a obra, antes de escalar — sem mudar escopo, prazo ou orçamento. As evidências da execução: folhas de verificação de cada medição, boletins com a trava aplicada, registros de aceite e glosa no ERP e listas de presença dos treinamentos. O piloto documentou 6,8% de glosas no ciclo de maio, contra 14,2% da linha de referência, dentro do critério de até 8%.

C1 Os indicadores foram re-medidos do mesmo jeito da situação inicial? Compare o antes × depois.

Sim, re-medimos do mesmo jeito: censo de 100% das medições, mesmo indicador da linha de referência. Nas 12 semanas entre o início do piloto e o encerramento (S19 a S30), a carta semanal mostrou a taxa de glosas entre 4,8% e 7,0%, com patamar consolidado de 5,9% contra 14,2% do estado atual — e as últimas 4 semanas abaixo de 5,6%, sem nenhum retorno ao patamar antigo. O piloto nos contratos-âncora havia fechado em 6,8%.

C2 A meta foi atingida — ou quanto dela?

A meta de 6% foi atingida e superada: 5,9% consolidado, redução de 58% sobre os 14,2% da linha de referência. O indicador de fluxo confirmou a lógica Lean do projeto: com o loop de glosa esvaziado, o PMR da carteira recuou de 61 para 52 dias — 9 dias de lead time a menos no caminho do dinheiro.

C3 Qual foi o ganho do projeto em R$?

O ganho apurado é de R$ 340 mil por ano: R$ 240 mil de custo financeiro evitado com os ~R$ 2,3 milhões/mês que saíram do ciclo de reapresentação de 23 dias, e R$ 100 mil do reprocesso das 3 equipes que deixou de existir. O investimento foi de R$ 12.400, e a confirmação formal do ganho será auditada pela Controladoria em jan/2027, após 6 meses de sustentação.

C4 Houve efeito colateral? O ganho é mesmo do projeto — ou de fator externo?

Não houve efeito colateral: o calendário de faturamento foi mantido, o envio antecipado até o dia 25 foi cumprido e nenhum outro indicador do Financeiro piorou. O ganho é do projeto, não de fator externo — a queda veio exatamente dos motivos atacados no Pareto (quantitativo, documentação e aditivos, 81% dos apontamentos), com volume e mix de contratos estáveis no período. Os motivos residuais, como impostos e retenções (12 apontamentos), seguem no mapa para o próximo giro.

A1 O novo jeito de trabalhar virou trabalho padronizado? (POP / instrução de trabalho)

Sim, o novo fluxo virou trabalho padronizado: POPs de montagem de medição com o checklist digital por contratante, de dupla conferência contra a memória de cálculo (100% nos contratos-âncora, 30% amostral nos demais), do fluxo formal de aditivos com trava no boletim e do calendário nivelado com envio até o dia 25. Publiquei os padrões em 10/07/2026 e todos os engenheiros e apontadores das obras B2B foram treinados, com registro.

A2 Qual é a rotina de auditoria e gestão visual que vai sustentar o ganho — e quem é o dono do indicador?

A taxa de glosas roda toda semana numa carta de controle simples (linha central 5,9%, limite superior 8,4%, inferior 3,4%) no quadro de gestão à vista, e a rotina de auditoria verifica a cada ciclo os itens críticos do fluxo: adesão de 100% ao checklist, dupla conferência executada, zero item sem aditivo formalizado e 80% das medições enviadas até o dia 25. Desde 31/07/2026 a dona do indicador é Patrícia Fonseca, da Gerência de Contas a Receber, com revisão mensal nos 3 primeiros meses e trimestral depois; André Sampaio segue corresponsável pelos itens de campo, e a Controladoria vigia o PMR (até 52 dias) e o custo de reprocesso (até R$ 6 mil/mês).

A3 Qual é o plano de reação se o indicador voltar a piorar?

O plano de reação tem 4 gatilhos: semana acima de 8,4% aciona contenção em 48 horas, com força-tarefa de reapresentação e análise do motivo; 7 semanas seguidas acima de 5,9% disparam diagnóstico em 1 semana; glosa em contrato-âncora exige tratativa com a fiscalização do contratante no mesmo dia; e checklist, conferência ou aditivo fora do padrão bloqueia o envio da medição até a correção. A sequência é sempre conter, diagnosticar, corrigir, verificar e registrar.

A4 Onde a solução pode ser replicada (yokoten), o que já foi replicado — e quais lições ficaram?

A lição central que registramos: a medição é um produto com requisitos específicos por cliente, e a qualidade se garante na fonte — o defeito barrado antes do envio custa minutos; depois da glosa, custa 23 dias de espera. O checklist e a trava de aditivos viraram padrão de entrada para todo contrato B2B novo, e o yokoten já começou: o formato foi apresentado ao braço Altavia Hotéis para os contratos de reforma. O próximo giro ataca os motivos restantes do Pareto, a começar pelos erros de impostos e retenções (12 apontamentos), e a auditoria do ganho de R$ 340 mil/ano está marcada para jan/2027.